社内の業務効率化にとどまらない、企業間取引のデジタル化。企業のデジタルシフトによる変革を支援します。

コロナ禍を機に、多くの企業で働き方の転換が模索され、バックオフィスの改善がひとつのキーワードになってきました。紙のやりとりが多いバックオフィス業務の中でも、請求書の処理は特に紙ベースが前提です。緊急事態宣言下で経理部門がテレワークできない理由の筆頭でした。どうにかできないというご相談を多くいただき、チームを立ち上げ本格的に取り組むようになりました。

― 御社の請求書発行にも『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されましたね。

社内導入も、私がプロジェクトを立ち上げて推進しました。弊社では請求書の発行・受取は各営業担当が行います。ですから、テレワークが推奨されていた緊急事態宣言下でも営業担当者は月末には出社せざるをえませんでした。お客様へのご提案もさることながら、自社の業務改善が必要だったのです。

弊社で提案・販売している電子請求書システムは『BtoBプラットフォーム 請求書』だけでなく、他社サービスも扱っています。ただ、発行だけでなく将来的には受取もデジタル化したいと考えており、発行と受取、どちらにも対応したサービスという点が採用のポイントになりました。請求書の受け取りは、やはりデータでもらわないとその後の処理の効率化にはつながりませんので。

また、『BtoBプラットフォーム 請求書』が掲げる、あらゆる企業間取引をデジタルでつなぎ社会に変革をもたらすという世界観に感銘を受けました。私もお客様へ業務の効率化を日々、ご提案していましたが、それが企業内にとどまった効率化であったと気づかされたのです。単なる業務の電子化、効率化ではなく、デジタルデータをやりとりするDXの本質をお客様にアピールしていきたいという思いがあります。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前の発行業務はどのような課題があったのでしょうか。

弊社は、佐世保、長崎、福岡、東京に拠点があり、全社で月に1,200通ほど請求書を発行しています。最も多いのは月末締めですが、五・十日締めもあり、営業部門だけでなく、システム部門や公共部門など複数の部署で発行していました。担当者がそれぞれ基幹システムから印刷し封入、郵送まで行うため担当企業数が多い場合はかなりの作業時間です。私自身、多くの顧客企業を担当していた時は、請求書の発行だけで毎月1時間ぐらいかかっていました。

印刷から封入、切手の貼付まで1通あたり3分と見積もった場合、1,200通の発行に会社全体で月に60時間も費やしていたといえます。コスト面を試算すると、人件費や封筒代、切手代などにあわせて28万円あまりの経費が毎月発生していました。また、取引内容によって随時発行する請求書の場合、そのたびにバラバラと送付していると先方で紛失してしまうリスクがあります。そこで締め日まで弊社側で溜めておいてまとめて送付していましたが、すると弊社側での送付漏れというリスクが拭えません。

― 導入によって、その課題は解決しましたか？

発行する1,200通のうち、請求書のフォーマットが指定されている公共部門を除く2/3程度がデジタル化の対象となり、現在600通ほど『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行しています。割合でいえば70％近くがデジタル化できました。もちろんこれで頭打ちではなく、もっと高めていけると思っています。

社内からは「『BtoBプラットフォーム 請求書』ってすごく便利ですね」という声が上がっています。テレワークで請求書を発行できる、出社が不要になったところに高評価を得られています。私の担当分で発行作業に1時間を費やしていたと申しましたが、システム導入後は1/10ほど、5分程度の処理時間になりました。基幹システムからCSVファイルをダウンロードして『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードすれば、請求書が各社ごとにわかれ、それを確認するだけですから。

発行から即日先方に届く点も助かっています。やはり、差し戻しなどが発生すると郵送のやりとりだけで時間がとられます。それに、売上処理をした時点で請求書を発行できるので締め日までまとめておく必要もなく、紛失や送付漏れといった心配もありません。

― 2023年10月からインボイス制度がスタートしますが、準備状況はいかがですか？

インボイス制度を見据えてデジタル化を進めたわけではありませんが、もちろんシステム選定の際に、インボイス制度に対応しているかという観点はありました。現在は社内で基幹システムのインボイス制度に向けた改修がはじまっており、『BtoBプラットフォーム 請求書』との連携も今後進めていく予定です。

ソリューション営業部の視点でいいますと、やはりインボイス制度や電子帳簿保存法に対応したサービスを探しているという声は多くなってきました。「エコー電子さんはどうしているの？」と尋ねられた際は、胸を張って「『BtoBプラットフォーム 請求書』を入れています」と言えますし、お客様の安心材料にもなるようです。営業では受取モデルのご案内が8割ですし、我々も基幹システムのインボイス制度への対応がひと段落ついたら、受取のデジタル化を考えていきたいです。

― 今後の展望をお聞かせください。

長年、ソリューションによるお客様の業務効率化に取り組んでいますが、先ほども申し上げたようにこれまでは企業内の効率化にとどまっていました。自社だけでなく、もっと企業同士データとデータでつながることで生まれる効率化、さらにその先の展開まで広めていきたいですね。

企業内においても、データは思いのほかきれいに流れていません。部署や業務ごとに分断していて、それを人の手でまとめあげて数字を出しているという企業はまだまだ多いんです。『BtoBプラットフォーム 請求書』などの機能を借りながらベンダー同士の垣根を超え、データの流れを自動化できるような仕組みづくりなどで、業務効率化をサポートしていきたいです。