グループ会社を中心に、請求書も契約書もデジタル化。
同一IDが利用できる強みで業務改革を推進します。

総務部経理課 主任（以下、経理課主任）：経理課は私を含め現在6名が所属し、決算業務、予算業務を担っています。当社の会計処理は基本的に各拠点が行っており、請求書も主に各拠点・各部署で作成し、我々はそれらを取りまとめて確認するのが主な業務です。当社のグループ会社は建設会社や清掃、ビルメンテナンス会社など多岐にわたり、やりとりは毎月必ず発生します。各部署で作成する請求書は月に400通ほどありました。

管財課長：請求書の書き損じも、意外と手間でしたよね。先方にお渡しする書類ですから訂正印で済ませるわけにもいきません。システムを導入すればこうしたロスも解消できるという期待がありました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した経緯を教えてください。

経理課主任：システム導入にあたってはいくつかサービスを選定し、何社かデモンストレーションも受けました。ただ、私たちは請求書発行業務に特化した機能を求めていたのですが、販売管理システムが別途必要など、なかなかニーズにあったシステムがなくて。

ITセンター長：販売管理はITセンターが自社システムを構築し運用しており、そこに請求書の発行機能を連携させる構想はありませんでした。その開発に手間やコストをかけるより、シンプルに請求書発行業務を補えるものがないかと探しました。

経理課主任：『BtoBプラットフォーム 請求書』は請求書業務に特化した機能と、手ごろな料金体系に惹かれました。また、発行だけでなく受取もできるので、発行をデジタル化したら、グループ会社の取引から受取もデジタル化を進めようと展望を描けたのも決め手です。

まず件数も多いグループ会社との取引から導入しましたが、社内からもグループ会社からも反発のようなものはなく、わりとスムーズに導入できました。社内は手書きの苦労がなくなりますし、書類に誤りがあった際も郵送による差し戻しではなく、システム上で行える点もメリットを感じているようです。

― 現在発行している請求書のデジタル化率を教えてください。

経理主任：発行するすべての請求書は『BtoBプラットフォーム 請求書』に入力し、手書きはなくなりました。そのうち50％以上をデジタルで発行、残りはシステムから紙で出力して郵送しています。これは取引先のご要望に応じた形です。とはいえ、紙のやりとりのままでは双方とも効率化ははかれませんし、今後は、電子帳簿保存法の改正や2023年に始まるインボイス制度への対応などもあります。デジタル化すれば、そのあたりの課題はシステム任せで解決しますので、デジタル化率は高まっていくのではないかと考えています。

― 請求書の受取にも『BtoBプラットフォーム 請求書』をご利用ですね。

経理主任：『BtoBプラットフォーム 請求書』導入当初より、従来紙で処理していた会計伝票や決裁もデジタル化を目指し、追加導入しました。現在、グループ各社から発行される請求書はすべてデジタルで受領しています。外部企業様も毎月必ず取引のある会社の多くに賛同いただき、全取引の50％以上は『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取っている状況です。当社は地方の業者さんとのおつきあいも多く、「ネットワーク環境がなくて導入できない」といった声も予想され、4割程度デジタル化できればと考えていましたが、想定を上回っています。

受領後の社内処理は、今のところ紙で受け取る場合と同様で、システムから印刷して社内決裁にまわしています。いずれは受領から決裁までデジタルデータで処理するのが最終的な目標です。

― 受領の部分だけのデジタル化でも、業務負担の軽減といった効果はありますか？

経理主任：従来の紙のやり取りでは受け取った請求書に誤りがあると、また郵送を繰り返すため決算が遅れる要因になっていました。経費の支払処理は毎月末締め、翌月8営業日で締め切っていましたが、間に合わない請求書もあり、大体10日前後までかかってしまう状況でした。導入後はデジタル化でとても早くなり、末締め翌営業日にはすぐ請求書を受領できるので、5営業日ぐらいには大半の請求書が届いています。差し戻しも画面上のやりとりで完結しますので、決算早期化には大きく貢献していると感じます。

グループ会社側にも発行機能を導入してもらい、当社の受取についてもシステムに直接全ての品目を入れるのではなく、金額だけ入れて各社の請求書をPDFで添付してもらうルールにしました。グループ会社からの導入で疑問点やネックになる部分の洗い出しができ、外部企業様へのご案内はスムーズにいったのではないかと思います。

― 契約書業務も『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入されていますね。

管財課長：当社の契約締結は年間で300件以上発生しています。北海道の場合、除雪が必要ですので、除雪の業務請負契約を毎年12月くらいに各地区で20社ぐらいと契約したり、また継続的な業務委託があったり。契約のたびに必要な製本、押印、郵送といった手間や印紙代といったコストを削減し、別の分野に注力できないかと検討したのが導入のきっかけです。

電子契約に関しては、グループの建設会社がすでに請負契約で別のサービスを導入しており、システム化について馴染みがありました。社内でも、『BtoBプラットフォーム 契約書』なら、『BtoBプラットフォーム 請求書』と同じIDが利用できるので、導入はスムーズでした。

ITセンター長：グループ会社のパソコンやネットワークなどは、当社が毎月保守契約を締結して保守費用を請求しています。そうしたグループ企業との契約はすべて2022年初頭より『BtoBプラットフォーム 契約書』でデジタル化しました。メーカーなど一部の外部企業様ともデジタル化を進めていますが、契約全体でみるとデジタル化率はまだ10％前後といったところです。

管財課長：まだ当社側の契約担当も、紙で送られてきたらそのまま契約するという意識が抜けておらず、捺印の段階で「これ、デジタルで契約できないの？」「今度話してみますが、今回は紙で」といったケースが見受けられます。

― 今後の展望をお聞かせください。

管財課長：契約書のデジタル化率は将来的にはもう少し増やしていきたいです。契約先とも協議の上で、電子契約に切り替えていけたら。社会的なデジタル化の流れもありますし、あと2、3年で50％ぐらいは電子契約になるのではないかという気もしています。まだ業界としても紙が多く残っている状況ではありますが、少しずつ変えていきたいです。

経理課主任：『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入したのはちょうどコロナ禍のタイミングでした。北海道も感染拡大防止の影響を大きく受けていたので、貸切バス事業や定期観光事業の取引先様にはほとんどご案内ができていません。まだ完全な収束はしていないものの、少しずつ観光業も規制が緩和されてきました。今後はこれまでお声がけできなかった取引先にもご案内していきたいです。