毎月数十件の新規契約の業務効率化とコストの大幅削減。
現場で活動する営業担当社員の負担も大きく減りました

― 売買基本契約に関する業務で、課題となっていたことについて教えてください。

小川様：昔の話ではありますが、お客様と契約書を交わすことなく取引が始まるということもありました。

昨今はコンプライアンスの観点から、取引にあたっては売買基本契約をしっかりと締結しなければいけません。そのため古くからお付き合いのあるお客様については、営業担当者が直接伺い、改めて契約書を交わすお願いをすることもありました。

― 一連の契約関連業務では、どのような課題があったのでしょうか。

関谷様：やはり作業時間とコストの負担です。製本作業に時間がかかりますし、印紙代はもちろん、発送費用もかなりの額でした。多い日には1日に100件の契約書を発行するということもありました。

その時には、まだ契約書を電子化していなかったため、印刷をするグループ、製本をするグループと数名ずつグループ分けして作業を進めました。もしあの時にインフォマートの『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入していれば、どれだけ楽だっただろうと思います。

― 契約書を電子化するに至る経緯について教えてください。

小川様：ペーパーレスの推進と印紙代、郵送費用の削減、一連の契約書業務や署名捺印作業も含む業務削減による効率化、それから電子帳簿保存法への対応といったこともあり、『BtoBプラットフォーム 契約書』で電子化をすることになりました。

― 2022年1月の導入ですが、電子化率はどれほどでしょうか。

小川様：導入から半年で新規の売買基本契約に関しては8割が電子化できています。2割は従来通り紙で行っています。

― 『BtoBプラットフォーム 契約書』導入により、どんなメリットを感じていますか。

関谷様：押印の部分では、製本作業の時間と印紙代、発送費用が大幅に削減されました。印刷して製本し、印紙を貼って発送準備をするだけで、1件につき10分はかかります。導入から約320件を電子化で処理したので、作業時間だけで約53時間の削減になっています。

小川様：製本などの作業以外に、管理本部長への押印申請の際、実際に契約書を持っていって、また取りに行く時間も積もり積もれば大きいですし、管理本部長が押印作業に費やす時間もあります。それらを作業時間と考えれば、およそ53時間以上の削減効果はあります。もちろん、印紙代や郵送代もかなり削減できています。

そうした作業面や費用面のほかに、契約書が電子化されたことで営業担当者も手元ですぐに契約内容を参照できるようになったことは、大きな意味があると思います。

例えば、不良債権が発生した場合、弁護士に最初に確認されるのは、売買基本契約はどうなっているかということです。契約書のなかに不良債権に関する条項が入っていれば、次のアクションを速やかに進めることができます。

― お客様と実際に契約を進める営業担当の方々に、電子化はどう受け止められていますか。

小川様：電子化以前は、営業担当者は契約書の原本を郵送して、お客様から戻ってきたら、その内容について本部に問い合わせをしてという流れがありました。ただ、大規模支店では日に約数百件もの郵送物が届くため、その中に契約書が埋もれてしまい確認が遅れるといったことも起きていました。

電子化によって、そういった時間のロスや、それに伴うステータスの管理から解放されたことで、仕事がだいぶ楽になったと、現場の営業担当者からも話を聞いています。

現在は、営業担当者から本部に「この内容で契約を進めたい」と申請すれば、その後の段取りは本部がすべて処理できるので、現場の負担は相当減ったと思います。本部としても、集約できる仕事があれば集約して、現場の負担を減らしたいと思っていますので、電子化は進めなければいけません。

― 最後に今後の展望についてお聞かせください。

小川様：まずお得意先様に対する売買基本契約書から電子化しましたが、お得意先様からは、契約締結と返送に関わる時間や手間が削減できて、とても便利になった、というお声も頂戴しています。

次の取り組みとして仕入先に対する売買基本契約書の電子化を進めています。具体的に社内のワークフローの修正も完了し、仕入先の協力も得られそうですのでスムーズに稼働できると思います。

あとは既存のお得意先様のなかで、契約書がまだ締結できていないところを確認して、電子契約を締結するためのアクションを起こそうと考えています。そのほか、秘密保持契約も電子化したいと思っています。

電子帳簿保存法への対応を考えても、今後も電子化は重要課題となってきますので、より一層注力していきたいと思います。