更新時期に急増する労働条件通知書を電子化。急な人員増にも対応し、業務のスピード化を実現しました。

私の所属する業務財務部は、財務チーム、営業管理チーム、人事労務チームの3チームがあり、財務チームは会社全体の資金管理を、営業管理チームでは全国5カ所の支店で中小規模の旅館などとの契約事務、請求・入金管理業務を行っています。私は人事労務チームで勤怠管理、各種保険の手続き、給与計算、さらに人事面では採用・教育、人事評価のとりまとめ、人事関連規程の作成改訂など幅広い業務を担当しています。

― 契約業務の内容についてお聞かせ下さい。

倉田様：各支店では営業担当の社員と、そのサポートをするパートやアルバイトの社員が在籍しています。また、自社運営の旅館と温浴施設の開業により、パートやアルバイトの社員の人数が急に増えました。そうした有期社員に対しては契約更新時期に併せて「労働条件通知書」を発行しています。

― 電子契約書を導入する前の課題についてお聞かせください。

倉田様：パートやアルバイトの有期社員は3カ月に1回、契約更新があります。有期雇用の社員の多くは、シフトで働いていることもあり、月に数回しか職場にいかない社員もいるので、連絡が取りずらいこともあり、契約更新の際に労働条件通知書を送っても返送されるまでに時間がかかっていました。

課題は労働条件通知書の回収だけでなく、給与計算をする際、紙の労働条件通知書を確認しながら時給などの数字を手入力していましたが、どうしても入力ミスは避けられません。たとえば時給が10円上がっていたのに給与計算で反映されず、翌月に調整するといった余計な手間も増えていました。

― そうした課題もあり、労働条件通知書の電子化を検討されたのですね。

倉田様：そうですね、従来の課題も解消しなければいけませんでしたが、導入の一番のきっかけとなったのは、弊社が2020年10月にオープンした「リバティーリゾート久能山」でパートやアルバイトの社員が一気に増えたことです。新しい温浴施設の開業により、3カ月に一度の契約更新のたびに、約200人に対して労働条件通知書を交付しなければならず、従来のやり方では到底対応できません。それで契約書を電子化することになりました。

― 労働条件通知書の電子化に際して、どのような点を考慮されましたか。

倉田様：導入にあたり、いくつかの契約書電子化サービスを検討しました。そのなかでインフォマートの『BtoBプラットフォーム』シリーズは、雇用契約書であれば雇用契約書のみというように機能が分かれています。一方、他社サービスでは、たとえば労務システムというパッケージの中に、人事情報管理や雇用契約書、労務にまつわるすべてがパッケージ化されているものが多く、その分、導入コストも運用コストも高くなってしまいます。

『BtoBプラットフォーム 契約書』は、機能ごとに切り分けられているので、当社が利用したいサービスだけ導入することができます。それに1年間のトライアル期間があり、まずはコストをかけずに試してみようという軽い気持ちではじめられるのは魅力的でした。すでに導入していた、他社の給与計算と勤怠管理のシステムとのデータ連携が容易だったのも選んだ理由の一つです。

― 実際に『BtoBプラットフォーム 契約書』の導入後に、どんなメリットを感じていますか。

倉田様：やはり一番のメリットは、労働条件通知書の回収が早くなったことです。パートやアルバイトの社員にメールで送ると、相手が書類の中身を確認して、合意すれば契約更新の手続きは完了です。受け取った社員も紙でのやりとりがなくなりましたし、シフトが入っていないときでも契約書の内容を確認することができます。

また、労働条件通知書の合意がされていない社員が誰なのか、システムの管理画面からすぐに確認することができますし、催促する際にもその画面から連絡できます。これまでは書類が返送されるのを待つことが多かったのですが、ステータスの管理ができるようになったのはとても便利に感じています。

― 労働条件通知書のやりとりの他にも、メリットを感じる部分はありますか。

倉田様：契約更新の際に作成した労働条件通知書のデータを、CSVデータとして給与計算システムに取り込んで、そこに勤怠のデータを流し込めば計算が終わります。以前は、契約内容に変更がないか1枚1枚確認しながら給与計算していたので、時間もかかりました。それに手入力による計算ミスも起こらなくなったので、翌月に間違いを調整する時間も削減されています。

それから労働条件通知書の保管がとにかく楽になりました。紙は場所を取るので、3カ月に1度の更新の際には、ファイルを少しずつずらして隙間を作って収める必要がありましたが、その作業がなくなりました。過去の契約内容を調べる際にも、以前はファイルを引っ張り出して探し出していましたが、『BtoBプラットフォーム 契約書』は社員の名前で検索できますので、過去の契約内容の確認作業もすぐに行えます。

労働条件通知書は、何かトラブルが発生した際の根拠となる重要な書類です。会社と従業員がお互いにフェアな立場で仕事をする上でも大切な契約ですので、契約の締結はもちろん保管にも気をつけなければならないと考えています。契約書の電子化で、契約の締結と保管が両立できています。

― 最後に今後の展望についてお聞かせください。

倉田様：雇用関係では、入社書類も電子化できないか模索しています。シフト勤務の社員も多く、書類の回収までに時間がかかることがあります。回収をスピーディにするためにも入社書類の電子化は導入していきたいですね。

また、企業間契約の電子化も進めています。旅館業務では、元々BtoBプラットフォーム 受発注・請求書を利用していましたので、その取引業者様との契約書も徐々に電子契約に切り替えています。電子契約では契約書を自社内の関係者および取引業者間での共有が行いやすく、更新漏れの防止や契約更新の際もスムーズに行えるので、大変便利だと感じています。今後、業務の川上から川下までのすべての電子化・自動化を行い業務効率化を進めたいですね。