AI-OCRとの連携で郵送にかかる時間やコストがゼロに。
手入力も削減、大幅に業務が効率化できました。

情報システム課 担当者（以下、システム担当）：私の所属する情報システム課は、2020年5月に立ち上がった比較的新しい部署です。社内のデジタル化を推進すべく社長直轄の組織として新設され、社内システムの選定・導入、フォローアップなど、システム廻り全般を担当しています。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入は、部署立ち上げ当初からのプロジェクトでした。

システム担当：経理のルールがけっこう厳しくて、本社への郵送は「5営業日以内」でしたね。各拠点で受け取った請求書をチェックして、もし金額が間違っていた場合の修正も含めて5日以内。そのため、発行されるお客様にも「FAXでもいいので先に金額を送ってください」など、無理をお願いすることもありました。

経理担当：本社での処理に5日超かかり、締め日が10営業日前後なので、5営業日以内に送ってもらってもぎりぎりだったのです。郵送日数の関係で実質5日かけられない場合もありました。支払サイトが業者別に末日支払と15日支払の2パターンあるので、届いた請求書は支払サイト別にまず分類が必要です。さらに事業者名で50音順に並べ、割り振られた4桁の企業番号を1通ずつ手書きで書き込むといった作業を2人体制で行っていました。その後、会計システム用のエクセルファイルに1件ずつ手入力し、内容のチェックは入力した人とは別の経理が4人体制で、金額や科目、口座等を一つひとつチェックします。

同時に、発行は本社が一括し5人がかりで、多い時は5日ほどかけて処理を行っていました。請求書発行データ自体は連携している管理システムから出力していましたが、各営業所から上がってくる金額とあわないことがあり、入念なチェックは欠かせません。営業所で確認して締めていても、ヒューマンエラーは発生してしまいます。お客様にお支払いいただく金額に間違えがあってはならないので、経理課フル稼働でチェックする体制でした。その後、封入・封かん、切手を貼ってといった作業もあり、どうしても日数がかかります。月初から10日までは業務が集中するため、残業になってしまうこともありました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した経緯を教えてください。

システム担当：情報システム部の立ち上げにあたり、何からはじめようかと検討したところ、多くの企業でデジタル化の第一歩として取り組んでいたのが請求書のペーパーレス化でした。ちょうどその頃、全国ビルメンテナンス協会が発行している業界誌でも、電子請求書サービスが取り上げられていました。協会に問い合わせたところ『BtoBプラットフォーム 請求書』を紹介されたのです。

もちろんそれだけで採用はできないので他社サービスとも比較検討を行いましたが、請求書の発行と受取、両方をデジタル化できるサービスは当時他にありませんでした。それが大きな決め手です。実は、弊社も以前より、指定管理施設に設置している自動販売機の大手飲料メーカーなどから、『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行された支払通知書を受け取っており、サービス自体は知っていました。導入企業が多い点も、導入の後押しとなりました。

経理担当：デジタルデータなら履歴も残り、過去のやりとりもすぐ遡って確認できます。当時、請求書のデジタル化はまだ一般的ではなかったのですが、データで受け取れると便利なので、導入企業が増えたらいいなと思っていました。ですから、弊社の請求書業務に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入すると情報システム課から聞いても、抵抗は感じませんでした。

― 導入の効果はいかがですか？

経理担当：2020年9月以降、本格的にデジタル化が進み、現在デジタルデータでやりとりしているお客様は受取・発行それぞれ50％前後です。残っている紙の請求書は、つど各営業所で一次承認を完了させた上で、オプション機能のAI-OCRサービス『invox受取請求書』（株式会社Deepwork）を使って各担当者がWebページにアップロードしています。受け取った請求書は3営業日までに経理にまわすルールに変更したので、導入前より2日短縮しています。実際は、紙の請求書を本社まで郵送するのにかかっていた時間がなくなり、その後の入力作業も削減しているので、目に見えない2日以上の時間短縮が実現しています。もちろん、郵送コストもかかりません。

情報システム担当：AI-OCRサービスはいくつもありますが、『invox受取請求書』は『BtoBプラットフォーム 請求書』と連携している点が大きなポイントですね。やはり紙が残っている以上、時間は削減できてもやらなければならない作業自体は残るので、本社に届く紙をゼロにできればと考えていました。

発行に関しては、紙を希望される約半数のお客様にはこれまでと同じ仕組みでお送りしています。経理総出のチェック体制もまだ残っていますが、半分になっただけでもスピードが全然違います。『BtoBプラットフォーム 請求書』導入にあわせて、経理が行っていた一次チェックを各営業所に分散させるフローに変更したのも大きいでしょう。「お客様への請求に営業所は責任を持つべき」という社内の意識改革にもなりました。現在は、支払請求書が届く3営業日目までに請求書発行の処理が終わっている状態です。発行から即日届くのでお客様をお待たせすることなく請求書をお届けできています。

― 今後の展望をお聞かせください。

経理担当：デジタル化率を今後、もっと高めていきたいです。紙とデジタルに分かれているために発生している作業時間を削減していけるのではと期待しています。

システム担当：情報システムとしては受取・発行あわせてデジタル化率80％くらいを目指したいなと思っています。ビルメンテナンス業界自体、デジタル化が進んでいるとは言えませんが、デジタル庁の方針もありますし、法改正への対応といった会社として取り組まなければならないものもあります。最近ですと、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度への対応も必要です。2年の宥恕措置がとられたとはいえ電子取引の保存義務化に関しては、『BtoBプラットフォーム 請求書』および『invox受取請求書』で負荷なく対応でき、導入していてよかったです。

新設の情報システム課が取り組んだ業務改革の第一弾が請求書のデジタル化でした。今後も常に変化し成長し続ける会社として、デジタル化による業務改革に取り組んでいければと思っています。