契約書の電子化で、残業が1人あたり10時間減。
コスト削減を実感し、他部署でも横展開しています。

棚橋課長：このような状況で、一刻も早く現場の負担を減らす必要があり『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入することになったのです。コロナ禍で在宅勤務とペーパーレス化を進める風潮もあり、以前から『BtoBプラットフォーム 請求書』を使っていたので、『契約書』の導入はスムーズでした。他社のサービスも検討しましたが、インフォマートのサービスはコスト的なメリットが大きく、契約書業務以外のラインナップも豊富だったので、将来性も考えて選びました。

― もともと契約・請求課で『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入されていましたが、どのように横展開したのでしょうか。

ご担当者様：人事部門でも、以前から雇用契約を電子化しようという動きはありました。その過程で、すでに『BtoBプラットフォーム』を導入して効率化に成功していた契約・請求課から「雇用契約サービス」が始まったと教えてもらい、すぐに導入へ向けて動き始めたのです。

棚橋課長：契約・請求課ではサービスを導入して作業が非常に効率化されたため、人事が雇用契約書の電子化を検討していると聞いて「インフォマートで雇用契約書の電子化サービスが新しく始まるらしいよ」と話をしたのです。

ご担当者様：もともと雇用契約の電子化に使えるサービスを探していたので、簡単にできるのであればぜひ導入したいと思いました。契約・請求課で『BtoBプラットフォーム 契約書』を入れた経緯は知っていましたから、人事でもできるのであればぜひ実現したいなと。契約・請求課で先に導入していたので、オプションの追加だけで始められたのも大きいですね。

― 「雇用契約サービス」の利用で、どのような効果がありましたか。

ご担当者様：拠点の事務担当者からは、これまでエンジニアと事業部長から押印をもらう作業の負担が大きかったこともあり、自動化できて楽になったという声があがっています。PDF対応なので押印依頼の必要がなく、在宅で対応できるのもいいですね。雇用されるエンジニアからは、「在宅勤務が定着しているので電子化はありがたい」というコメントも来ています。

ペーパーレスになったことで、ファイリングの手間が省けたのも大きかったです。紙で契約書を探すとなると、名称の五十音順でひとつひとつ目視し、さらに昔の契約であれば奥の倉庫まで探しに行かなければなりません。それがデータになれば、名前で検索してすぐに参照できます。今後の契約がすべて電子化され、PDFで残っていくことになれば、将来的にも非常に楽になると思います。

― 今後の展望をお聞かせください。

ご担当者様：負担の大きかった雇用契約が改善されたことで、他に改善しようと考えていた業務にも手を付けられるようになりました。現在は3種類の契約書を電子化していますが、他の契約書も電子化していけたらいいですね。