紙文化の根強いアパレル業界で請求書の電子化を推進。
コンカーとの連携で、さらなる業務改革を実現します。

― みなさまそれぞれの、部署における業務を教えてください。

物流管理部課長：私の所属する物流管理部管理2課は、主に生地や製品などの仕入・卸し請求書の担当部署で、買掛金、売掛金の請求管理をしています。

請求書の受取は主に仕入の取引先から、発行はフランチャイズ店舗や外商の取引先への請求がメインです。また、アパレル業界は、仕入れた生地をメーカーに販売し、製品になったものを購入する「生地売り」という取引形態があります。基本的には仕入分と相殺し、支払いを行っているため、生地売り分の請求書と、金額を相殺した支払案内書の両方を発行しています。

― どういった課題を抱えておられたのでしょうか。

物流管理部課長：受領確認書の発行は、納品の都度発生します。取引先は受け取った確認書をまとめて明細がわりにして請求書に添付するため、先方の控えと返送用、同じ書類が2枚必要です。毎月、確認書は約6,000枚発行し、3,000通ほど郵送していました。担当者2人で1日100通近く、発行から封入まで作業にあたる場合もあり、日によっては数時間がかりでした。また、請求書の受取で感じていた課題は紛失リスクです。請求書は月末締めで翌月10日までに物流管理部買掛チームに直接届きますが、送付先を間違える、納品時に請求書を入れてしまうといった可能性が気がかりでした。

『BtoBプラットフォーム 請求書』を活用すれば、請求書の発行・受取・支払通知すべて電子化できます。取引先にとって負担にならないことを重視していたので、先方が無料で利用できる点と、難しい操作が不要な点は採用の大きなポイントでした。『通知書機能』の活用で、納品のつど作成し郵送していた受領確認書は、自社システムからCSVでダウンロードしたデータを『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードし通知のボタンを押すだけの作業になりました。これまで数時間かかっていた処理時間が10分足らずに短縮されています。

都度発行する受領確認書とは別に月に一度、支払案内書も『通知書機能』で発行しています。取引先はその内容を確認した上で、ボタンを押して請求書として返送するだけです。実際に「簡単な操作ですが、この処理だけでいいんですか？」「紙の請求書は送らなくてもよいのですか？」との声もいただいており、作業負担なく使っていただけているようです。現在は取引先の約80％から電子請求書を受け取っています。取扱商品が多岐にわたり、作家さんとの取引や、先方のシステムの都合などさまざまな理由があるため、一律に電子化を目指すわけではなく、取引にあった処理をしています。

― 請求書の発行の電子化についてはいかがですか？

物流管理部課長：毎月20件ほどと、そこまで件数が多くありませんが、『BtoBプラットフォーム 請求書』を使って発行しています。生地売り先、フランチャイズ店舗、外商の取引先等に月に1度送っています。

― グループ3社分、約500社から届く経費関連の受け取りについては、どのような課題があったのでしょうか。

経理部支払チームリーダー：先に申し上げましたように、約170店舗および各部署の経費を処理しています。請求書はまず本社に内勤している各店舗の担当SVや各部署の担当者が受け取り、上長の承認を経て最終的に経理に届きます。同じ建物の中でも社内ルート便でまわすため、タイミングによっては即日届かないこともあります。

受け取った請求書は、毎月10日までに経理に届くよう運用上お願いしていますが、上長の押印待ちなどの理由で遅れることも少なくありません。届かない請求書は担当者がまだ持っているのか、デリバリー中なのか、状況がわからないのも悩みでした。経理に届いた請求書は、4人ほどでいっせいに入力しますが、およそ一週間、一気に集中して他の業務は何もできない状態でした。かなりの労力がかかっていましたね。

経理部管理チームリーダー：紙の書類は束になって、トータルで分厚いファイル1冊分が毎月発生していました。その月に支払がある取引先コード別に全社分を手作業で並べ変える作業もあります。20日前後にファイリングが完了すると、そこから支払データを作ります。支払は月末営業日のため非常にタイトなスケジュールです。月の最後に休日や祝日が重なるととても大変でした。　

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で課題は改善しましたか？

経理部支払チームリーダー：現在、約500社とのやりとりで電子化率は40％程度です。支払通知書の返送が請求書になって返ってくる仕入とは異なり、取引先が請求書を作成するため、ご賛同いただくのが難しい点はあります。また、デザイナーさんなどに突発的に依頼するスポット的な新規案件も多く、導入のご案内まで至らないケースもあります。それでも、明細や金額の手入力が削減でき、1日がかりだったファイリングもなくなりました。請求書自体、届くのが早くなったので経理側の処理も前倒しで進められます。支払データ作成までに余裕が生まれましたし、支払データ確定も早期化できました。

経理部管理チームリーダー：2021年9月からは株式会社コンカーの請求書管理クラウド『Concur Invoice』と連携し、承認フローも『Concur Invoice』を利用しています。あわせて、経費精算や出張管理などもコンカーの『Concur Travel & Expense』を導入し、予算管理、支払機能をふくめて一元化しています。

『BtoBプラットフォーム 請求書』で電子請求書を受け取り、紙で残っている請求書を『Concur Invoice』で電子化し、最終的にすべての請求書の電子データを『Concur Invoice』に集約しています。現時点では原本保管している紙の書類も、準備を進めている電子帳簿保存法対応以降は、ペーパーレス化していく方針です。

― コロナ禍による緊急事態宣言でテレワークが推奨されましたが、影響はありましたか？

経理部支払チームリーダー：出社制限はありましたが、紙の書類の処理がある限り、出社せざるをえません。そこで数店舗分の請求書をまとめて受け取っている担当SVが、紙で発行いただいている取引先に積極的に声をかけ、一気に電子請求書への切り替えが進んだケースはありました。やはり先方も不便を感じていて、電子の利便性を再認識するきっかけになったのではないでしょうか。

電子データなら在宅勤務で処理できるので、40％程度とはいえ電子化されていたことで出社日数を減らせたのは大きかったと思います。現在でもテレワークは継続しています。

新時代の経理を目指し、絶え間なく進化を続ける

― 今後の展望をお聞かせください。

経理部管理チームリーダー：BEAMS（ビームス）は、紙が多いといわれるアパレル業界内において、比較的早くから電子化に取り組んできました。常に時代の変化の中で「次」を模索し、価値観を形成してきたBEAMS（ビームス）の創造性が根底にあります。2021年9月には大規模な組織改編を実施しました。経理も、昔ながらのスタイルから脱して、たとえばAI-OCRなどの新機能も取り入れ、より時代に則した業務改善を進めていければと考えています。これからもアンテナを張って、進化を続けていきたいです。