月700件の契約業務を電子化で迅速に。
在宅勤務状況下での業務効率が改善されました。

― 電子契約書を導入したきっかけについて教えてください。

京極様：まず弊社の契約書締結業務についてご説明します。弊社のクライアントは約300社、パートナー企業が300社ほどです。業務受託時には、クライアントにもパートナーに対しても基本契約を結び、この契約をベースとして案件ごとに個別契約を結びます。基本契約については、3カ月に1回の年4回更新が基本ですが、単月で締結し直すケースも多くあります。

井上様：更新が集中する月には、約700件の契約締結業務が発生します。契約業務の流れとしては、契約書を印刷、内容を確認して製本し押印に回します。社長の押印が完了後、経理部門で印紙を貼付けし、業務支援グループへ戻ってきます。郵送前には送付状を印刷し、間違いがないかダブルチェックをしてから、封緘、郵送という流れになりますが、一連の業務に3営業日かかることもありました。

京極様：契約業務にかかる負担を減らしたいと常々考えておりました。もちろん電子契約の仕組みもメリットも知っており、たくさんあるサービスのうち、どのプラットフォームがいいのか見極めていたのです。複数社のサービスを検討する中で、権限設定などの機能面やワークフローの機能充実、コスト面、それに加えてこちらの疑問にも丁寧に答えてくれる営業力が決め手となって『BtoBプラットフォーム 契約書』を採用することにしました。

― 電子契約を導入する前の課題について教えてください。

井上様：契約書の押印日は週に2回としていました。他作業の効率も考慮したうえで、週2回に押印作業を集約したのですが、6名いる業務支援グループの担当者は、週2回の押印日に向けて日々、書類の準備を行っていました。月末月初には、請求書業務も発生するため、業務はさらに多くなり残業が発生することもありました。

契約業務では、一連の流れの中にいわゆる“名もなき業務”といった煩雑な業務がたくさんあります。契約書の書式によっては、ゴム判の押印が必要だったり、契約書の製本にもコツがいります。送付状の印刷も数百件分ですから時間がかかりますし、仕分けも大変です。郵送前には、送付状に間違いがないようにダブルチェックしなければなりません。封緘の際には、契約書を折り畳まねばならず、手はカサカサになりますし、契約書の厚みによっては切手代も変わるので大変でした。

京極様：契約書の管理も手作業のため、分厚い契約書の束をファイルするのも負荷は大きかったですね。契約書が戻ってくるタイミングも違いますので、その都度ファイルをキャビネットから探していました。営業スタッフから契約書を見直したいという要望が発生した場合も同様の手間がかかっていました。こうした契約業務にかかる時間はもちろん、コスト面での課題感もありました。

井上様：さらにコロナが発生して、業務支援グループも基本は在宅勤務ですが、毎日1人が当番制で出社する形に変わりました。そのため、押印日も週2回では負荷に差がありすぎますので、毎日の押印に変えたのです。出社している人に押印依頼を集約し、その人が全員分の押印処理をしなければならず、1日分の量は減ったものの効率的ではありませんでした。

京極様：契約書の電子化を検討している中でコロナが流行し、デジタル化による契約業務の効率化をいよいよ実現することになりました。

― その他、導入によるメリットはありますか？

京極様：導入前から期待していたことも、期待以上の効果があり満足しています。なかでも導入後に高い効果を実感しているのが、法改正への対応です。例えば、2020年に民法改正がありました。契約書の用語が変わるなど、数百件におよぶ契約書の書き直しなど、かなりの業務量が発生し、プロジェクトチームを結成して対処しました。大きな法改正だけでなくとも、日々変わることがあります。より厳格な法的解釈が必要な際には、パートナーと覚書を交わすといったこともあり、数百枚の契約書を印刷して郵送し、お戻しいただくといったことが発生していたのです。

『BtoBプラットフォーム 契約書』は法改正にも対応しているので、煩雑な書類の作り直し作業がなくなりました。修正のファイルをセットして、あとはクリックして先方へ送信するだけです。法改正への対応も日常業務の範囲内で済ませることができ、まさかここまで楽になるとは思っておらず、本当に導入してよかったと実感しています。

― 今後の取り組みについて教えてください。

井上様：導入以前の月末月初は請求処理に追われ、契約書業務は請求処理が少し落ち着いたタイミングでようやく着手できる状況でした。今は、契約書に関わる業務時間が短縮されたことで、月末月初にも契約の締結まで処理できるようになりました。営業スタッフからの急ぎの依頼にもしっかりと向き合うことができています。業務支援グループは、社内のあらゆる部署からさまざまな問い合わせが入ってきますので、これからさらにスピード感を持って丁寧に対応していこうと思います。

京極様：契約書業務が改善したことにより、業務支援グループが本来の業務により注力できるようになりました。それに加えて、契約書の検索が格段にしやすくなったので、内部監査や外部監査への対応もスムーズになっています。ITサービス事業者として、お客様のDXを支援するとともに、今後も電子契約によるメリットを生かして、社内業務をより積極的に支援していけるようにしたいですね。