kintoneと連携して請求書を簡単電子発行。
トータル・ソリューションで業務量7割減を目指します。

― ストックビジネスの請求業務にはどのような課題があったのでしょうか。

樋川氏：ストックビジネスの請求書は、毎月400～600枚ほど2時間ほどかけてドットインパクトプリンターで印刷していました。封入・発送前にすべての請求書を営業担当者ごとにまとめて渡し、請求内容を確認してもらうのですが、一旦預けてしまうと、その後の管理が不完全な状態でした。Excelで発行リストを作成し、ステータスを入力するルールはあったものの、入力漏れや担当者がそのまま請求書を取引先に渡してしまうケースもありました。発行したのに入金されない、取引先に請求書が届かないといったヒューマンエラーにつながりかねず、大きな課題でした。

西村氏：印刷は月に1度まとめて行いますが、締め日は取引先の要望に沿う形で請求書ごとに異なっていること、当時使用していた請求書紙面に支払期日を明記できないのも課題でした。タイミングによっては2ヶ月近い支払サイトが生じ、いつ入金されるかわからない状況だったのです。

― 電子請求書サービスの中で『BtoBプラットフォーム 請求書』を選んだ理由を教えてください。

西村氏：請求書の一元管理が可能であるシステムに加え、オプション機能の『郵送代行サービス』に魅力を感じました。電子化できない取引先に今までどおり紙で受け取っていただけるため、導入の心理的ハードルを下げる効果があり、社内交渉の際も大きなポイントになりました。また、電子帳簿保存法に対応したサービスなら、発行した請求書の原本を紙の状態で保管しなくて良いので保管コストも削減できます。何よりも、多くの企業で既に利用されている高い導入実績に背中を押されました。

― 導入の効果はいかがですか？

西村氏：最も重要な点は、ヒューマンエラーをなくし取引先へ確実に請求書をお届けできるようになったことと、ステータス管理の自動化が実現可能となったことです。課題の多かった営業部門チェックについても改善することができました。現在は、“請求書発行予定一覧”を社内システムへアップし、事前確認してもらうフローに変更しています。『BtoBプラットフォーム 請求書』によって、従来の待ちのスタンスから「期日までに連絡がなければこの内容で請求書を発行します」と示せるようになったのは大きな改善です。

樋川氏：『kintone』で管理している請求項目のアップロード作業だけで、意識しなくても電子と紙の請求書が発行できるのは非常に楽ですね。送り間違いはないし、画面の中に履歴も残ります。アップロードにかかる時間は10分程度です。

それに、もし請求書に不備があっても、画面上で直接取引先とコメントのやりとりや差し戻しができるのもいいですね。営業担当者を介さずスピーディに対応できますし、なぜ処理が止まっているのかも見えるようになりました。

西村氏：現在『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行しているのは、ルーチンで発生しているストックビジネスのみとなり、発行プロセスが複雑だったり都度スポットで発生する請求書はまだ紙の状態です。取引先によっては「すべての請求書を『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行してほしい」とのお声もいただきます。

そこで現在、トナーなどのサプライ品や、パソコン関連製品など都度発生する「物販ビジネス請求書」に関しても『BtoBプラットフォーム 請求書』に切り替えを進めています。こちらは、『kintone』と『BtoBプラットフォーム 請求書』の連携で自動化の枠組みを作成し、プロセスの高速化を実現します。デジタル化とデータ活用によるDXを促進する狙いがあります。

― 『kintone』との連携のメリットは何でしょうか？

西村氏：毎月締め日を設け発行するストックビジネス請求書と異なり、物販ビジネス請求書は納品都度発行するなど、ほぼ毎日何かしらの請求書発行業務が発生しています。たとえば2021年3月は約700件の物販ビジネス請求書を発行していました。案件明細などの管理はもともと『kintone』を利用し、当社が利用している基幹システムの販売管理機能を補っていました。ITに詳しくなくても現場で必要な業務アプリを簡単に作成できるので、『kintone』で顧客情報DBを作成し、これに見積書作成、売上管理、発注管理など、業務ごとに作成したアプリを連携して運用しています。

そのまま物販ビジネス請求書を発行すると、基幹システムと『BtoBプラットフォーム 請求書』それぞれに対して、注文書や案件明細などの『kintone』で一元管理しているデータの手入力が発生します。手作業による二重入力は、入力ミスなどヒューマンエラーの原因となります。入力は営業業務チームの3名が担当していますが、繁忙期の月末になると一人あたり1日数10件、半日ずっと請求書発行業務対応をしている日もありました。

この状況を改善したいと考えていたところ、『BtoBプラットフォーム 請求書』と『kintone』をAPI連携できるプラグインの存在を知りました。

樋川氏：『kintone』で作成した請求管理アプリの項目をプラグインで連携させれば、『BtoBプラットフォーム 請求書』への手入力はなくせます。印刷や封入・発送といった手間もなくなるので業務量は50～70％くらい軽減される見込みです。

一歩先の最適へ、現場力向上ソリューションを目指す

― 今後の展望をお聞かせください。

西村氏：社内プロセスの部分最適化は進んでいますが、全体最適には至っていません。今後はプロセスの一つひとつではなく、ビジネスプロセス全体最適となるよう、フロントオフィスからバックオフィスまでシームレスにつなげていきたいです。データ活用が今後の大きな課題です。これからも変化の一歩先を見据え、お客様へ最適なソリューションを提供するために新しいことに積極的に挑戦し続けます。