電子発行＋郵送代行で請求書発行業務を効率化。
伝統と革新の老舗企業による、業務改革の第一歩です。

2019年2月1日に西川産業株式会社（以下、東京西川）、西川リビング株式会社（以下、大阪西川）、及び株式会社京都西川（以下、京都西川）が経営統合し、西川株式会社として営業を開始しています。昭和半ばより別法人となり、それぞれ独立採算で経営していた3社ですが、多様化する販売チャネルでの競争の劇化など時代は大きく変化しています。創業500年に向けて経営資源を再度結集させ、睡眠のプロフェッショナルとしてお客様一人ひとりの健康を支えていきたいという会社方針があります。

― 同じ取引先に旧3社それぞれが商品を販売していることもあったのでしょうか？

はい、同じ取引先へそれぞれが請求書を発行するケースもありました。各社とも、百貨店やチェーン展開する量販店から、寝具専門店などのいわゆる町のふとん屋さんまで幅広く取引をしていました。規模の大きな取引先からは支払通知書を受け取るケースが多く、こちらから請求書を発行するのは寝具専門店がメインです。私が所属していた旧東京西川の場合、締めは五・十日ごとにあり、月に約2,000通を発行していました。旧京都西川、旧大阪西川でも同様にそれぞれ1,000通ほど発行していたようです。統合が進み、同じ取引先への請求書も一元化できた現在は全体で月2,000通程度になりました。

― 請求書の発行に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入された経緯を教えてください。

もともと旧京都西川で、2017年から『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しており、統合にあたり旧3社全体でも採用することにしました。請求業務で抱える課題が共通していたからです。

毎月大量に発行する請求書には、紙代や印刷代、郵送代といった物的コストがかかります。特に旧京都西川の場合は特別に地紋の入った専用用紙を使っており、ペーパーレス化による経費削減効果を期待していました。

各社とも、基幹システムから請求データを出力・印刷しており、明細が多い取引先では100枚を超える場合もありました。通常でも複数枚ある請求書を、送付先を間違えないよう気を付けながら手作業で封入しなければなりません。旧東京西川のケースでは、通数の多い20日締めや末日締めは、部署のメンバー10人総出で一人あたり100通以上を担当し、一日がかりの作業でした。郵便局が最終回収に来る17時30分までにすべて終えていなければならないので時間に追われ、単純作業にかかりきりになっていたのです。

― 請求書を電子化した効果はいかがですか？

経営統合により、基幹システムも集約した上で請求書の発行を『BtoBプラットフォーム 請求書』に切り替えましたが、移行は大きなトラブルもなくスムーズでした。

発行作業自体は、請求データを1人がアップロードし、別の1人が承認するだけで完了します。10人で1日かけていた封入発送作業はなくなり、今はそれぞれ他の業務と並行して発行前の金額チェック作業などを1時間程度行う程度で、時間に追われる感覚はまったくありません。手間も時間も大幅に削減しました。

電子データなら発行した即日に確認できるので、受け取る側の取引先からも、「郵送よりも早くて助かる」とのお声をいただいています。

― オプション機能の『郵送代行サービス』もご利用ですね。

長年のおつきあいのある取引先の中には、昔ながらのふとん店を家族で営んでいる、高齢経営者もいらっしゃいます。パソコンに馴染みがなく電子請求書は難しいというお取引先様には、自動で紙の請求書が発行・郵送される『郵送代行サービス』で対応しています。

現在、電子発行と郵送代行の比率はちょうど5割ずつです。以前は、長年の商習慣の中で先方が指定する独自様式のために個別対応が必要な請求書もありましたが、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入を機にほぼ統一でき、効率化につながりました。データをアップロードするだけで電子発行と郵送代行を意識することもなく作業は完了します。発行業務にかかっていた時間は全体で約85％、金額に換算して月に20万円ほどのコスト削減といえます。

※電子請求書を利用されていないお取引先様へ、自動で発行・郵送される紙の請求書

― 業務が立て込む月末・月初でも余裕をもって仕事にあたれるようになったのですね。

社内での業務改善の取り組みのひとつとして、営業部門も閲覧用のIDで請求データを共有しています。従来も、締め後に基幹システムを使った照会はできましたが、慣れていないと難しい操作でした。営業担当が請求に関するお問い合わせをお客様から受けると、財務部で対応していたのですが、電子化によりデータアップロード後は営業自身での確認が可能になりました。これまでは、閲覧したくても財務部が忙しそうだからと遠慮していたこともあったようで、気兼ねなく照会できるようになった今は「アップロードまだなの？」と聞かれることもあります。

― 今後の展望をお聞かせください。

請求書の電子化で、テレワークに対応できる体制を整えられたのはDX（デジタル・トランスフォーメーション）の第一歩です。この取り組みで「日本の経理をもっと自由にアワード2021 老舗企業改革部門」（主催：株式会社ROBOT PAYMENT）を受賞し、社内評価も得られて大きな励みになりました。

老舗企業としての伝統も大切にしながら、激動の時代に対応できる変革を常に続けていきたいと思っています。まだ紙で残っている請求書以外の書類の電子化も検討しており、これからも真のDXを目指した業務改革を推進していきたいです。