見積から注文・請求まで、電子契約でテレワークを実現。
収入印紙も不要になり、取引先から喜ばれています。

― 2020年9月から『BtoBプラットフォーム 契約書』をご利用ですが、御社なら自社システムでの構築・運用も可能だったのではないでしょうか？

松本チーフマネジャー：親会社である関西電力はじめグループ会社共通の、バックオフィス業務を支えるツール類は様々あるのですが、我々が契約業務で求める機能には合致しませんでした。以前までは他社のパッケージ製品で、一部書類の電子契約に対応していましたが、そのツールでは、対象企業および対象帳票類の拡大には不向きだったため、より本格的な電子契約の導入を検討するようになりました。

その背景には、従来関西電力が推進してきた電子化の方針はもちろん、2020年から続くコロナ禍の急激な働き方の変化があります。実際、テレワーク推進の影響で、社内外からEDI（企業間の電子商取引の仕組み）の拡大を求める声が高まっていました。また、内閣府の規制改革推進会議で「『書面、押印、対面』を原則とした制度・慣行・意識の抜本的見直しに向けた共同宣言」が出され、デジタル技術の積極活用やビジネス様式の再構築が閣議決定するといった、政府の改革に対する強い後押しも影響しています。

各書類は数か所に分散している当社の事業所・各拠点の各部担当者が作成しています。現場が急いでいてタイムリーに処理しなければならない書類も多く、社印押印のために、週2回程度の頻度で、各事業所から本部へ出向いていました。本部は事業所から徒歩20分ほどの距離ではありますが、押印のために都度訪問するとそれだけで手をとられてしまいます。

常駐型の請負契約を結んでいるパートナー企業の場合、先方で押印された書類は郵送してもらうのではなく、業務の打合せを兼ねて出向いていただいたり、営業担当者に持参していただいたりといったケースもあります。日程調整などもその都度発生しますし、先方にも負担がかかっていたと思います。

― 導入の効果はいかがですか？

森﨑氏：電子契約に移行したことで、受け渡しの手間も減り、紙の量も減少しました。『BtoBプラットフォーム 契約書』は画面がシンプルで、どの書類が未処理か、どの段階かといった状況が一目でわかります。取引先からも「進捗が可視化されて助かる」との声をいただいています。双方で使うものなので、簡単なオペレーションでお互い使いやすい、わかりやすいと処理がはかどります。

当社だけでなく、取引先も電子書類を作成して当社に送信できる点は『BtoBプラットフォーム 契約書』ならではですね。パートナー企業の約90社が導入され、多くの契約で押印が不要になりました。本部にハンコのために足を運ぶ頻度は以前より格段に減っています。

橋口氏：収入印紙が不要になり、取引先数社からありがたいと喜びの声をいただきました。電子証明書の登録が無料で行えるのもメリットのようですが、一番良かったと感じておられるのは、電子化のおかげで在宅勤務が可能になったことのようです。

それに、代理店を通じて提供されている他社の電子契約サービスだと、問い合わせてもレスポンスが遅い場合もあるのですが、『BtoBプラットフォーム 契約書』はカスタマーサポートがいつも大変親切に対応してくださいます。わからないことがあってもすぐ解決するので業務に支障をきたしません。

― 今後の展望をお聞かせください

松本チーフマネジャー：まだ紙でやりとりしている他の書類についても電子化できないか、引き続き検討していきたいです。あらゆる分野でDX（デジタルトランスフォーメーション）が推進される社会で、国民生活や経済活動の根幹をなすエネルギーの安全・安定供給を、今後も電力会社のITの担い手として、フルサポートしてまいります。関西電力の各事業部門とのパートナーシップを強化しながら、さらなる業務効率化・最適化を目指して抜本的な業務変革に取り組んでいきたいです。